Mercury ERP proqramında
ƏSAS SƏHİFƏ MƏZMUN MÜƏLLİF HAQQINDA MERCURY ERP PROQRAMI
Siz buradasınız: İdarəetmə uçotu Maliyyənin idarə edilməsi Büdcəni necə tərtib etmək lazımdır?
Büdcəni necə tərtib etmək lazımdır?
Gəlin qısa olaraq büdcənin nə olduğunu təkrar edək.
Yəqin ki, büdcə ayın əvvəlində maddələr üzrə yazdığımız gəlir və xərclərin maliyyə göstəriciləridir ki, biz, keçmiş məlumatlara əsaslanaraq, cəsarətlə həmin göstəriciləri “proqnozlaşdırırıq”. Məsələn, bunu keçən ayın və ya ilin məlumatlara əsasən edirik.
Daha sonra isə biz, satınalmalardan yalnız onları nə vaxtsa uzaq keçmişdə büdcəyə salmadığımıza görə imtina edərək (bəzən bu satınalmalar çox sərfəli olsa belə) yaratdığımız plan üzrə qəhrəmancasına yaşamağa çalışırıq.
Mündəricat
Topdan ticarətdə uçot Pərakəndə ticarətdə uçot İctimai iaşədə uçot Maliyyənin idarə edilməsi
Pul vəsaitlərinin hərəkətinin uçotu. Ödəniş sənədləri. Tədarükçü və alıcılarla hesablaşmaların uçotu İdarəetmə uçotu və büdcənin hazırlanması
Büdcəni necə tərtib etmək lazımdır?
MMM – Maliyyə məsuliyyəti mərkəzi Büdcə maddələri.
Büdcə maddələrinin sorğu kitabçası
Büdcənin tərtib edilməsi Büdcənin yerinə yetirilməsinə nəzarət Multivalyuta uçotu
Bəzi iri korporasiyalar isə (həmçinin, dövlət) büdcələri bir il qabağa tərtib edir… RF-də isə ümumiyyətcə bu müddət üç il təşkil edir…
Ümumilikdə, özü özlüyündə büdcənin hazırlanması ideyası, əvvəlki fəsildə yazdığım kimi, pis ideya deyil. Yalnız bir problem var. Heç bir həftə qabağa belə bir az da olsa dəqiq bazar proqnozunu tərtib etmək mümkün deyil, qaldı ki, illərin proqnozu olsun. “Uoll strit canavarı” filmində deyildiyi kimi: “…lənətə gəlmiş Uorren Baffet belə səhmlərin hansı istiqamətdə gedəcəyini bilmir. Yuxarımı, aşağımı…” Bu havanın yarım il qabağa proqnozlaşdırılması qədər çətin bir işdir. Əlbəttə, biz qışda qarın yağacağından demək olar ki, əminik, lakin təcrübənin göstərdiyinə görə, məmurların (və yay təkərlərini sevənlərin) çoxu üçün o, həmişə gözlənilməz vaxtda yağır. Taleb Nassimə and olsun.
Yaxud 2008-ci ilin ipoteka böhranı. Onu kimsə proqnozlaşdıra bilmişdimi? Onu kim büdcəyə salmışdı?
Belə çıxır ki, büdcəyə “fəlsəfi” yanaşmaq və ona məhəl qoymamaq lazımdır? Belə də olmaz. Axı əbəs yerə deyil ki, onu indiyə qədər praktikada istifadə edirlər… Sadəcə hətta büdcəsi zəif olan iri təşkilatlarda qayda-qanun büdcənin olmadığı təşkilatdan daha çox olur. Onlar üçün “zəif büdcə yaxşı Agile-dən daha yaxşıdır”.
Deyəcəksiniz ki, de görək, büdcəni düzgün tərtib etmək üçün nə etmək lazımdır? Sizə Eliyahu Qoldrat cavab verərdi. Əgər sağ olsa idi. Lakin o vəfat edib. Buna görə də sizə onun “Sistemlərin Məhdudlaşdırılması Nəzəriyyəsi” üzrə tədqiqatlarına və ən son kitablarından olan “Kritik zəncir” kitabına əsaslanaraq biz cavab verəcəyik. Çünki bizə belə gəlir ki, həm praktiki, həm də akademik nöqteyi-nəzərdən kifayət qədər maraqlı olan büdcə hazırlanması metodikasını fikirləşmişik. Bizi bu kəşfə proqnozlaşdırmanın faydasız (bəzən isə təhlükəli!) olmasına inandıran cənab Talebin və əsaslı olaraq “Nazik olan yer həmişə qırılır. Buna görə nazik olan yeri möhkəmləndirəcəyik” iddiası ilə çıxış edən cənab Qoldratın əsərləri vadar etdi.
“Kritik zəncir” kitabı layihələrin idarə edilməsinə həsr olunub. Bu kitabda çoxlu sayda layihə (Sidney operasının inşa edilməsindən tutmuş, yeni modem modelinin hazırlanmasına qədər), bir çoxunun nə zaman, nə də maliyyə çərçivələrinə yerləşmədiyi ətraflı şəkildə müzakirə edilir, və ən əsası, bu kitabda layihələri lazım olan müddət ərzində və büdcə çərçivəsindən kənara çıxmadan başa çatdırmağa kömək edəcək kifayət qədər sadə və aydın üsul göstərilib. Yeri gəlmişkən, kitab canlı ədəbi dildə yazılıb, yaxşı bir “biznes-detektiv” kimi bir dəfəyə oxunur. Tövsiyə edirəm.
Yaxşı, bəs bu nə üsuludur? Qısa olaraq desək, gecikdirmə halında, onlardan vaxtın sərf ediləcəyi “zaman buferləri” yaratmaq lazımdır. Bütün elm maksimal səmərəlilik üçün həmin buferlərin harada yerləşdirilməsindən ibarətdir (spoyler. bufer kritik zəncirin əvvəlində olmalıdır). Yeri gəlmişkən, Qoldratın digər kitablarında və Məhdudiyyətlər Nəzəriyyəsində bufer anlayışına çox tez-tez rast gəlinir. Bu sistemin “dar yerinin” müdafiə üsullarından biridir.
İndi gəlin büdcənin hazırlanmasına qayıdaq və hər iki filosofun ideyalarını birləşdirək.
Büdcənin hazırlanması zamanı hadisələrin gedişatı ilə əlaqədar bütün variantları tapmağa çalışmaq və onlara ciddi şəkildə riayət etmək lazım deyil. Mütləq bütün kartlarınızı bir-birinə qarışdıracaq gözlənilməz və əhəmiyyətli bir hadisə baş verəcək. Təşkilat gözlənilməz Qara qulara (burada mən Taleb Nassimin terminologiyasından istifadə edirəm ki, bu terminologiyada “Qara qu” termini həddindən çox nadir, heç kəsin proqnozlaşdırmadığı və son dərəcə dağıdıcı hadisə deməkdir) nə qədər adekvat reaksiya verəcəksə, onun səmərəliliyi o qədər yüksək olacaq. Məhz buna görə dövlət qeyri-effektivdir. Onun bütün departamentləri ciddi olaraq qəbul edilmiş büdcə çərçivəsində hərəkət edir və ondan kənara çıxmaq hüququnda deyil.
Bu isə o deməkdir ki, büdcəni elə planlaşdırmaq lazımdır ki, o, təşkilatı Qara quların mənfi nəticələrindən müdafiə etsin və müsbət təsirlərin reallaşdırılmasında yardım etsin.
VƏ BUDUR – BÜDCƏNİN DÜZGÜN TƏRTİB EDİLMƏSİNİN ƏSAS QAYDASI HƏYƏCANLI ANLAR . . .
Büdcənin hazırlanması prosesində maliyyə hesablamalarımıza əhəmiyyətli təsir göstərəcək gözlənilməz hadisələrin baş verməsi halları üçün pul buferləri (ehtiyatları) yaratmaq zəruridir. Bu son dərəcə vacib olan məxaric maddələrini müdafiə etməkdə və kassa kəsilmələrinin yaranmasına yol verməməkdə yardım edəcək, habelə, bazarda gözlənilmədən yaranan imkanlardan istifadə etməyə kömək edəcək.
Gəlin misal olaraq iki vəziyyəti nəzərdən keçirək.
Vəziyyət bir. Maliyyə böhranı. (İşlərimiz pisdir)
Şirkət bu ay 1 mln rubl məbləğində qazanc əldə etməyi (və ya investisiya cəlb etməyi) planlaşdırır və onların hamısını artıq büdcənin məxaric maddələri üzrə “bölüşdürüb”. Lakin qəfildən böhran baş verir və sadəcə 500 min rubl pul yığılır. İlk öncə kimin ödənişini etmək lazımdır?
Düzgün cavab: səni öldürməyə qadir olana ilk növbədə ödəniş etmək lazımdır. Böyük banditlərə, əlbəttə ki, dövlətə. Əməkdaşlara əmək haqqının rəsmi hissəsini ödəmək lazımdır… Lakin bu o zaman düzgün olardı ki, şirkət bundan sonra fəaliyyət göstərmək niyyətində olmasın, tamamilə bağlansın və müflis olsun.
Şirkət həyat uğrunda mübarizə etmək qərarına gəldiyi halda isə, onun üçün iki həll yolu var. Pulları başqa yerdən cəlb etmək və ya “xərcləri kəsmək”.
Buna görə, qorunan büdcənin mədaxil hissəsi üzrə ehtiyatı olmalıdır (məsələn, bankda açıq kredit xətti, səhmlər sayəsində varlanmaq istəyən milyoner növbəsi, əvvəlki dövrlər üzrə bölüşdürülməmiş gəlir). İyrənc Qara qu gəlməsə, cari ayın/ ilin göstəricilərinin maksimallaşdırılması üçün pulları ehtiyat mənbələrindən çıxarmağa ehtiyac yoxdur (yaxud onları tamamilə çıxarmağa). Ona görə də ona ehtiyat deyilir. Toxunulmaz ehtiyat. Lakin onun barədə unutmaq da lazım deyil, yoxsa “iylənər”. Nüvə müharibəsi halı üçün nəzərdə tutulmuş konservləşdirilmiş ət ehtiyatı kimi, ehtiyatları rotasiya etmək və yeniləmək zəruridir. Kredit xəttinizdən istifadə edin və onu ən qısa zamanda geri qaytarın. Sadəcə onu dövriyyəyə salmaq üçün. Bank razı qalacaq və növbəti dəfə daha yaxşı şərtlər təklif edəcək. Səhmlərin bir hissəsini bazardan alın və yenidən satın… qısası, ehtiyatlar dövriyyədə olmalıdır, durğunluq yaşanmamalıdır.
Eynisi məxaricə də aiddir. Bu cür olan halda, şirkət öz xərclərini elə azaltmalıdır ki, onun fəaliyyəti dayanmasın. Məsələn, bir çox halda, obyektin sahibi ilə icarə haqqının təxirə salınması barədə razılaşmaq olar, xüsusilə də, bu əmlakı icarəyə götürmək istəyən başqa şəxs yoxdursa. Böhran dövrlərində isə bu, nadir hallarda olur. Həm də yeni icarəçiyə təmir və s. müddəti ərzində icarə tətili verilməlidir. Bu cür vəziyyətə düşmüsünüzsə, icarə maddəsini müdafiə etmək lazım deyil. Onun üzrə ödənişin edilməməsi şirkətin fəaliyyətinin dayandırılmasına gətirib çıxarmayacaq.
Vergi borcu isə bank hesabınızın dondurulmasına gətirib çıxara və fəaliyyətinizi tamamilə iflic edə bilər. Buna görə, vergilər istənilən vəziyyətdə maksimal müdafiə olunan maddədir. Bu o demək deyil ki, siz vergiləri “optimallaşdırmalı” deyilsiniz. Lakin optimallaşdırılmış vergiləri ilk növbədə və gecikdirmədən ödəmək lazımdır.
Vəziyyət iki. Rəqib müflis olub. (Bundan yaxşı nə ola bilər ki?)
Üzərində təcrübə apardığımız şirkətin investisiya maddəsi kiçikdir və, tutaq ki, 100 min rubl təşkil edir. Adi aylarda bu kifayət edir, lakin gəlin təsəvvür edək ki, Qara qu sizə deyil, rəqibinizə zərbə endirdi. Onun şirkəti çətin vəziyyətdədir və onu ucuz qiymətə almaq, bununla da müştəri bazasını genişləndirmək olar. Lakin büdcəyə qoyduğunuz 100K bunun üçün heç cür kifayət etmir. Bunun üçün ən azı iki milyon pul lazımdır və siz dərk edirsiniz ki, yatırımlarınızı asanlıqla geri ala biləcək, şirkətlərin birləşməsindən və artıq əməkdaşların və digər xərclərin ixtisarından sonra biznesinizi genişləndirəcəksiniz.
Bəs pulları haradan tapmaq olar? Vəziyyət bir-dəki ilə eyni buferdən. Mədaxil hissəsində bölüşdürülməmiş ehtiyatdan.
Yuxarıda sadalananlardan irəli gələrək, gündəlik maliyyə planlaşdırmasına dair iki praktiki tövsiyə ortaya çıxır:
- Büdcənin mədaxil hissəsində ehtiyatınız olsun. Bu ya məxaric maddələri üzrə gəlirlər, ya əvvəlki dövrlərin bölüşdürülməmiş gəliri, ya açılmış kredit xətləri, ya investor növbələri, ya da kağızlarınıza tələbatın olduğu fond bazarı ola bilər. Bu ehtiyatın əsas ideyası ondan zərurət yaranmadıqca istifadə etməmək, lakin özündən bir addımlıq məsafədə saxlamaqdır.
Fəaliyyətiniz nə qədər innovativ olarsa, işlədiyiniz bazar nə qədər gənc və qeyri-sabitdirsə, həmin ehtiyat, pul axını ilə müqayisədə, o qədər çox olmalıdır. IT üçün hətta böhran zamanı (XÜSUSİLƏ BÖHRAN ZAMANI) arxayın inkişaf üçün, şirkətin yarım illik gəliri məbləğində ehtiyat tövsiyə edərdik. Həmçinin mövsümi bazar dəyişikliklərinin düzəldilməsi üçün ən azı üç aylıq ehtiyat arzu olunandır.
- Ehtiyatınızın rotasiyasını həyata keçirin ki, iylənməsinlər. Siz kredit xəttinizdən istifadə etməsəniz, bank onu sizin üçün açıq saxlamayacaq. Bu ona sərf etmir. Pulları götürün, lakin artıq faiz ödəməmək üçün, onları imtiyaz dövründə verin. Bankda uğurlu əməkdaşlıq təəssüratı yaranacaq və kredit xətləri yalnız genişlənəcək, kredit tarixi isə yaxşılaşacaq.
Şirkət fond bazarında alqı-satqı ilə məşğuldursa, müntəzəm olaraq səhmləri alın və onları yenidən satın. Kağızlarınızın likvidliyini dəstəkləmək lazımdır. O zaman siz yeni buraxılışı tez yaya biləcəksiniz.
İnvestorların “zəif startda” saxlanması üsulunu mən hələ ki bilmirəm. Bilsə idik, Soçidə yaşayardıq.
- Büdcənin məxaric maddələri üçün iki (yaxşı olardı ki, üç) müdafiə səviyyəsi ayırın. Maksimal, orta və mütləq olmayan ödənişlər.
Ola bilər ki, bunun üçün təyinatına görə eyni, lakin prioritetinə görə müxtəlif olan bir neçə büdcə maddəsi yaratmaq lazım oldu. Məsələn, “Rəsmi əmək haqqı”, “Vergilər”, “Borclar üzrə faizlər”, “Kommunal ödənişlər”, “Benzin” və s. maksimal prioritetə malik olacaq.
“Mükafat əmək haqqı”, “İcarə”, “Autsorsinq ödənişi”, “Borcların ödənilməsi”, “Mədaxil hissəsinin ehtiyatının doldurulması”, “Dəftərxana malları” kimi maddələr orta prioritetə malik olacaq. “Təsisçilərə ödəniş”, “Uzunmüddətli investisiyalar”, “Ofis üçün peçenye” növlü maddələr isə ən aşağı icra prioritetinə malik olacaq. Maddələrin prioritetinin işarələnməsi üçün işıqfor tipli rəng sxemindən istifadə etmək daha rahatdır.
Və, əlbəttə ki, ehtiyatları məhdudiyyət qoymadan artırmaq lazım deyil. Hətta bizim orqanizmimizdə dörd deyil, iki böyrək var. Təbiət belə qərara gəlmişdir ki, dörd böyrək artıq həddi aşmaq deməkdir və ehtiyatla əlavə xərclərin balansı üçün iki böyrək kifayət edər. Sadəcə unutmayın ki, ehtiyatlar pulsuz deyil və müəyyən qiymətə malikdir. Təsadüf deyil ki, “effektiv menecerlər” daima onlardan istifadə etməyə çalışırlar və həmişə, fikri dağılan kimi, ilk növbədə, müəssisəni onlardan boşaldırlar 😉 Onların əlində olsa, artıq böyrəkləri də satardılar.
Bir böyrəyi, bir ağ ciyəri, bir əli, ayağı və hətta beyninin yarısı işlək olan insan həyatda qala bilər. Nəfəs ala, yaza, qoltuq ağacının köməyi ilə yeriyə, hətta, üzr istəyirəm, tualetə də gedə bilər. Lakin yazıq qismətin dönüklüyündən müdafiə edilməyib və sağlam insan üçün kiçik bir xoşagəlməz hadisə (tutaq ki, ayaqdakı bir qabar) onun üçün böyük problem ola bilər. Bu cür insanı təsəvvür etdinizmi? Ehtiyatı olmadan şirkətiniz də eynən bu insan kimi olur…
THE END
Pul vəsaitlərinin hərəkətinin uçotu. Ödəniş sənədləri. Tədarükçü və alıcılarla hesablaşmaların uçotu İdarəetmə uçotu və büdcənin hazırlanması
Büdcəni necə tərtib etmək lazımdır?
MMM Maliyyə məsuliyyəti mərkəzi Büdcə maddələri. Büdcə maddələrinin sorğu kitabçası Büdcənin tərtib edilməsi